1. Aperçu

Dans ce tuto, nous allons vous montrer comment partager vos fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation, grâce à Nextcloud.

Ces partages peuvent servir dans de nombreux scénarios, parmi lesquels :

  • vous partagez des photos avec un groupe
  • vous collaborez avec une autre entreprise et souhaitez que celle-ci puisse ajouter ses propres fichiers aux vôtres
  • vos fichiers sont trop nombreux ou trop lourds pour être joints à un e-mail
  • vous souhaitez récolter des fichiers de différentes personnes, chacune ne devant voir que ses propres fichiers (enseignant / élèves)
  • etc.

Ce premier tutoriel concerne le cas le plus simple : le partage d’un dossier avec des personnes extérieures, afin que celles-ci puissent en consulter le contenu.
Vous apprendrez aussi à voir quels sont les dossiers actuellement partagés et à mettre un terme au partage d’un dossier.

Dans un second tutoriel, nous verrons les aspects plus avancés.

Ce dont vous avez besoin

Pour ce tuto, vous aurez simplement besoin d’être connecté à votre Nextcloud, dans votre navigateur web.

Afin de tester un partage, il sera utile de savoir ouvrir une fenêtre de votre navigateur en mode privé (au besoin, voir cet article pour en savoir plus à ce sujet).


2. Partage d’un dossier

Le scénario est le suivant : vous avez réuni des fichiers dans un dossier de votre Nextcloud et vous souhaitez partager ce dossier vers l’extérieur de votre organisation.

Notez qu’un dossier partagé peut contenir lui-même des sous-dossiers : ils seront alors eux-mêmes partagés !

Nous allons partager ici le dossier TutoPartage :

dossierTutoPartage

Notez le symbole de partage à droite du nom du dossier :

signePartage

Le symbole de partage est-il grisé et inactif ? Il est probable que le partage n’ait pas été autorisé sur cette partie de vos dossiers. Contactez-nous afin que nous examinions ensemble cette situation.

En cliquant dessus, nous ouvrons à droite de l’écran le volet de détails de notre dossier :

detailPartage

Ce volet affiche “Lien de partage” avec un signe + : en cliquant sur celui-ci, nous créons un lien de partage, et c’est ce lien que nous transmettrons aux personnes avec qui nous partageons notre dossier. Ainsi, en cliquant sur le + :

dossierPartagé

Il nous est indiqué que le lien de partage a été copié, et ce dans le presse-papier.

Le presse-papier est un espace dans la mémoire de votre ordinateur permettant le fameux “copier - coller”, ou contrôle-c / contrôle-v.

Que faire de ce lien ? Le plus souvent vous souhaiterez transmettre ce lien par e-mail, en le collant dans le texte de celui-ci (avec les touches contrôle-v). D’autres façons de faire sont bien entendu possibles.

emailPartage


3. Test de votre partage

Afin de vérifier que le lien fonctionne, mettons-nous maintenant dans la position de celui ou celle qui recevra ce lien.

Pour cela, il nous faut utiliser une fenêtre de navigation privée. Ce faisant, n’étant pas connecté à Nextcloud, nous verrons notre dossier comme les destinataires de notre message le verront.

Dans cette fenêtre de navigation privée, collez le lien de partage dans la barre d’adresse et validez.

partageFenetrePrivee

Nous voyons maintenant ce que nos destinataires verront. Il leur sera uniquement possible de télécharger tout ou partie des fichiers sur leur propre ordinateur. Impossible donc d’ajouter, de supprimer ou de modifier quoi que ce soit (voir le second tuto consacré au partage de fichiers pour d’autres possibilités).

Lors de vos premiers partages, nous vous conseillons de tester votre partage avant envoi de cette manière.


4. Liste des dossiers partagés

Nextcloud permet de consulter à tout moment la liste des partages actifs.

Pour cela, il suffit de cliquer sur Partages, à gauche de l’écran :

dossiersPartagés

Les dossiers actuellement partagés apparaissent, ici uniquement le dossier TutoPartage.


5. Suppression d’un partage de dossier

Quand le partage n’est plus nécessaire, vous pouvez y mettre un terme.

Pour cela, ouvrez le volet de détails de votre dossier, à l’onglet Partage :

départage1

Ouvrez les détails du partage (les trois points), puis cliquez sur Ne plus partager.

départage2

Le dossier TutoPartage n’est ainsi plus partagé, il n’est plus accessible depuis l’extérieur.

Si les personnes à qui le lien de partage a été envoyé tentent alors d’accéder aux fichiers, un message d’erreur leur sera présenté.

A nouveau, vous pouvez le vérifier en faisant l’expérience vous-même dans une fenêtre de navigation privée.


6. Félicitations !

Vous savez désormais comment :

  • partager simplement un dossier Nextcloud vers l’extérieur,
  • vérifier les partages qui sont actuellement en cours,
  • et finalement supprimer un partage.

Dans un proche avenir, nous vous proposerons un tutoriel qui vous donnera plus de détails sur les différentes possibilités de partage offertes par Nextcloud.